การจัดองค์การ (Organizing)

นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน  และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งาน ได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “ องค์การ ”  ดังที่  CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

            ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้  และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น  เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี  ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

การจัดองค์การหมายถึง กระบวนการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่การงานของบุคลากร ความสัมพันธ์ระหว่างงานประเภทต่างๆ สายงานการบังคับบัญชา อย่างชัดเจนที่ผู้บริหารและผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้กำหนด เพื่อใช้เป็นกรอบ และทิศทางให้สมาชิกในองค์การได้ปฏิบัติเพื่อให้การปฏิบัติงานขององค์การด าเนินได้อย่างชัดเจน มีระเบียบและมีแบบแผน

หลักการจัดองค์การโดยทั่วไปประกอบด้วย

1. นโยบายที่ชัดเจน

2. มีการแบ่งงาน

3. ก าหนดลักษณะของงานให้ชัด

4. มีสายการบังคับบัญชา

5. มีเอกภาพในการบังคับบัญชา หรือมีผู้บังคับบัญชาเพียงคน

6. ช่วงของการควบคุม

7. การประสานงาน

8. การยืดหยุ่น

9. ความต่อเนื่อง

การจัดองค์การ (Organizing) คือ การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย  การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต  ความรับผิดชอบ  และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

ความสำคัญของการจัดองค์การ

1. เพื่อแสดงให้เห็นถึงกระแสการไหลของงาน

2. ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงขอบเขตของงาน

3. เป็นกรอบที่เชื่อมโยง การทุ่มเทความพยายาม ที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนการวางแผน และการควบคุมไปสู่ผลสำเร็จ

4. จัดวางช่องทางเพื่อการติดต่อสื่อสาร และการตัดสินใจ

5. ป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน และขจัดข้อขัดแย้งในหน้าที่การงาน

6. ช่วยให้มองภาพความสัมพันธ์ระหว่างงาน ผู้ปฏิบัติงาน และเป้าหมายขององค์การ

การจัดองค์การ (organizing) คือการตัดสินใจเลือกวิธีการในการจัดแบ่งกลุ่มกิจกรรมและทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์การออกเป็นหมวดหมู่อย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้การประสานงานระหว่างกลุ่มกิจกรรมและกลุ่มบุคคลต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ความสำคัญของการจัดองค์การ

          1. การจัดองค์การเป็นสิ่งที่ช่วยสนับสนุนความสำเร็จขององค์การ เนื่องจากการจัดองค์การเป็นงานที่ผู้บริหารใช้เป็นเครื่องมือในการกำหนดว่าใครจะทำอะไร ใครจะอยู่แผนกไหน ใครจะต้องรับผิดชอบและรายงานต่อใคร ซึ่งการจัดองค์การนั้นเสมือนเป็นการกำหนดว่าจะทำอย่างไร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ โดยการจัดองค์การนั้นยังรวมถึงกลไกการประสานงาน 

          เนื่องด้วยในองค์การหนึ่ง ๆ จะต้องมีการแบ่งงานและประสานงานกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง เช่น การประสานงานระหว่างแผนกผลิตกับแผนกขาย ซึงอาจเป็นในกรณีที่แผนกผลิตต้องติดต่อขอข้อมูลกับฝ่ายขายก่อนว่าสินค้าที่ผลิตขึ้นมานั้นการตอบรับจากลูกค้าเป็นอย่างไร ถ้าฝ่ายขายบอกว่าได้รับการตอบรับจากลูกค้าอย่างมาก ซึ่งข้อมูลที่ได้มาแผนกผลิตก็จะสามารถวางแผนได้ว่าควรผลิตในปริมาณเท่าใด         

          2. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงาน เนื่องจากองค์การทุกองค์การจะต้องมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน จะขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ได้ ซึ่งประสิทธิภาพนั้น จะกล่าวถึงในเรื่องของใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ ซึ่งบางครั้งอาจไม่บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ส่วนในเรื่องของประสิทธิผล กล่าวได้ว่าเป็นความพยายามขององค์การในการทำให้งานบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์การคือ ประสิทธิผล ซึ่งการที่จะเกิดประสิทธิผลได้นั้น เราไม่ได้มองในมุมของการใช้ทรัพยากรหรือคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่า แต่เราจะเน้นไปที่จะทำอย่างไร ให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้

          3. ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน เนื่องจากการจัดองค์การเป็นการกำหนดว่าในองค์การใดองค์การหนึ่งควรแบ่งออกเป็นกี่แผนก เมื่อมีการแบ่งแผนกได้แล้วในขั้นตอนต่อไปจะเป็นเรื่องของการกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ เช่น ใครอยู่แผนกไหน หน้าที่งานคืออะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือใครคือผู้บังคับบัญชาในแผนกนั้น ซึ่งผลดีก็คือ ผู้บริหารสามารถมอบหมายงานได้ง่ายขึ้น

          4. การจัดองค์การที่ดีช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทำงานตามความถนัดหรือตามความเหมาะสม เช่นจากการจัดองค์การ องค์การจะต้องมีการแบ่งแผนกงาน และจัดคนลงไปทำงานในแต่ละแผนก ซึ่งการจัดคนไปในแต่ละแผนกนั้น ผู้บริหารต้องคำนึงถึงความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ เพื่อในการจัดคนให้เหมาะสมกับงาน ถ้าผู้บริหารสามารถจัดคนให้เหมาะสมกับงานองค์การก็จะได้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานของพวกเขาเหล่านั้น

 

หลักการจัดองค์การที่ดี

          1. หลักวัตถุประสงค์ องค์การทุกองค์การต้องกำหนดวัตถุประสงค์ไว้ในการทำงานซึ่งวัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดทิศทางว่าองค์การจะทำอะไร / บุคลากรในองค์การจะทำอะไร / อย่างไร ให้บรรลุวัถุประสงค์ของการดำเนินงาน

          2. หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง หลักของการจัดองค์การที่ดีจะต้องจัดคนให้เหมาะสมกับงาน โดยต้องพิจารณาจากความรู้ ความสามารถ ความถนัดและประสบการณ์ในการทำงาน

          3. หลักประสานงาน ในการทำงานในองค์การหนึ่ง ๆ นั้น การทำงานจะสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี บุคลากรในองค์การจะต้องทำงาน โดยมีการประสานงานกันในแต่ละฝ่ายและแต่ละแผนก เช่นแผนกผลิตจะต้องประสานงานกับแผนกขาย เพื่อทั้ง 2 แผนกต้องใช้ข้อมูลร่วมกันว่าสินค้าที่แผนกผลิต ผลิตออกมานั้น เมื่อฝ่ายขายนำไปจำหน่ายนั้นตรงกับความต้องการของลูกค้าหรือไม่ หรือควรจะมีการปรับปรุงในเรื่องใดบ้าง ซึ่งแผนกขายก็ต้องนำเสนอข้อมูลนี้ต่อแผนกผลิต เพื่อใช้เป็นประโยชน์ในการทำงาน

          4. หลักการกำหนดตำแหน่งหน้าที่ องค์การจะกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากรทุกคนในองค์การไว้อย่างชัดเจน

          5. หลักความรับผิดชอบ ตามหลักความรับผิดชอบนั้น ความรับผิดชอบเป็นสิ่งที่มอบหมายไม่ได้ดังนั้น เมื่อผู้บังคับบัญชาได้สั่งงาน / สั่งการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติ เมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น ผู้บังคับบัญชาจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ

          6. หลักการบังคับบัญชา หมายถึงความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการตามลำดับขั้นระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาในองค์การหนึ่ง ๆ ตามลำดับขั้นของการบังคับบัญชานั้นจะแสดงถึงขอบเขตของอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ รวมทั้งการวินิจฉัยสั่งการในตำแหน่งต่าง ๆ

          7. หลักการติดต่อสื่อสาร องค์การทุก ๆ องค์การจะต้องมีระบบและเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยและสะดวกรวดเร็ว สามารถตอบสนองต่อภาวะการแข่งขันในยุคปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที

          8. หลักการควบคุม คือ จำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่เหมาะสม ต่อผู้บังคับบัญชา 1 คน

          9. หลักความสมดุล คือ ความสมดุลในการจัดปริมาณงานให้เหมาะสม

          10. หลักความต่อเนื่อง การทำงานในองค์การหนึ่ง ๆ ควรจัดให้มีการทำงาน / บริหารงานกันอย่างต่อเนื่องเพราะถ้ามีการหยุดหรือชะงักจะโดยสาเหตุใดก็ตาม อาจมีผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์การ

ขอขอบคุณ : http://cyberu.northcm.ac.th
http://52010913739.blogspot.com/2012/05/organizing.html

สืบค้นเมื่อ : 8 พฤศจิกายน 2560