การวางแผน

ความหมายของการวางแผน

หน่วยงานทุกระดับทั้งภาครัฐและเอกชนจำเป็นต้องมีปัจจัยที่มีความสำคัญที่จะทำให้การดำเนินงานของหน่วยงานประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย สามารถดำเนินงานได้สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน รวมทั้งทราบรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับกระบวนการ ระยะเวลาของการทำงานนั้นๆ หากเกิดข้อผิดพลาดจะสามารถทราบได้ทันทีว่าเกิดจากสาเหตุอะไรและสามารถทำการแก้ไขได้ทันท่วงทีที่เกิดการผิดพลาดในกระบวนการทำงาน ไม่ก่อให้เกิดการเสียเวลา รวมทั้งสามารถตรวจสอบการทำงาน และกำหนดแนวทางการทำงานในอนาคตได้เพื่อความสำเร็จของหน่วยงาน ปัจจัยดังกล่าว เรียกว่า การวางแผน (Planning) มาจากคำในภาษาละตินว่า “Planum”

จากความหมายของการวางแผน สรุปได้ว่า การวางแผน (Planning) หมายถึงกระบวนการในการกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ต้องการให้เกิดขึ้นในอนาคตขององค์การหรือหน่วยงานโดยเลือกวิธีทำงานที่ดีที่สุด มีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้บรรลุผลตามที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด และการวางแผนนั้นจะพิจารณาในประเด็นที่สำคัญ 3 ประการ คือ 1.จุดหมายปลายทาง (คืออะไร) 2.วิธีการดำเนินงาน (ทำอย่างไร) และ 3.ระยะเวลา (เสร็จสิ้นเมื่อไหร่)

ความสำคัญของการวางแผน

การวางแผนเป็นงานหลักและสำคัญในการบริหารของหน่วยงานในทุกระดับ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วิธีดำเนินการ ที่จะทำให้หน่วยงานดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด การดำเนินงานจะประสบผลสำเร็จมากหรือน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับการวางแผน หากวางแผนดีก็เท่ากับดำเนินงานสำเร็จไปแล้วกว่าครึ่ง ดังนั้น การวางแผนจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินงาน ดังนี้

1. ช่วยลดการสูญเสียจากการทำงานซ้ำซ้อน

2. ทำให้มีการกำหนดขอบเขตในการทำงานที่แน่นอน และมีนโยบายที่ชัดเจน

3. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเตรียมรับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนป้องกันการขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในหน่วยงาน

4. การวางแผนเป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานประสบ ผลสำเร็จ อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดเวลา และทรัพยากร

5. การวางแผนจะช่วยให้เกิดการประสานสัมพันธ์ภายในองค์กร ทำให้การปฏิบัติเป็นไปด้วยความราบรื่น

ประเภทของการวางแผน

1. การจำแนกแผนตามระยะเวลา แบ่งออกเป็นระยะสั้น กับ แผนระยะยาว

2. การจำแนกแผนตามลักษณะการใช้ แบ่งเป็นแผนซึ่งใช้ประจำ กับแผนเฉพาะกิจ

3. การจำแนกตามลำดับขั้นขององค์การ แบ่งออกเป็น แผนแม่บท และแผนย่อย

4. การจำแนกแผนตามการบริหาร

การสำรวจลักษณะสำคัญของการวางแผนประกอบด้วย 4 ด้าน ดังนี้

1. ประโยชน์ของการวางแผนในการกำหนดจุดมุ่งหมาย

2. ลักษณะเด่นของการวางแผน

3. ความหลากหลายของการวางแผน

4. ประสิทธิภาพของแผน

คุณลัษณะและหน้าที่ของนักวางแผน

1. นักวางแผนควรมีประสบการณ์เกี่ยวกับการทำงานในองค์การนั้นๆ มากพอและควรที่จะเคยเป็นหัวหน้าแผนกต่างๆ มาแล้ว เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้ประสบการณ์ที่มีอยู่ในการพัฒนางานซึ่งจะปรากฎออกมาในลักษณะของแผนงาน

2. นักวางแผนจะต้องมีความสามารถในการอุดช่องว่างทางการบริหารจัดการต่างๆ ที่ยังมีปัญหาอยู่ได้โดยทักษะและประสบการณ์ที่ตนคลุกคลีอยู่กับองค์การและมีความรู้ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ต่อสภาพปัญหาดังกล่าว

3. นักวางแผนควรมีความรู้ทางด้านอื่นๆ ที่จำเป็นด้วย ซึ้งได้แก่ ความรู้ทางด้านสังคม การเมือง เทคนิค ตลอดจนแนวโน้มทางเศรษฐกิจของสังคมที่เป็นอยู่ในขณะนั้นเพื่อสามารถกำหนดทิศทางขององค์การได้อย่างเหมาะสม

4. นักวางแผนต้องเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีสามารถเข้ากับผู้อื่นในองค์การได้ เพื่อประโยชน์ในการประสานงานให้บรรลุตามแผนที่วางไว้

ประโยชน์การวางแผน

1. การวางแผนเป็นการกำหนดหรือกรอบการดำเนินงานขององค์การเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์

2. การวางแผนมีส่วนในการลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงานมากขึ้น

3. การวางแผนช่วยให้แต่ละแผนกรู้ขอบข่ายและหน้าที่ของตนเอง

4. การวางแผนช่วยลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน

5. การวางแผนในการปฏิบัติงานสามารถทำให้การทำงานทำได้เร็วขึ้น

ชนิดของการวางแผน

            การวางแผนอาจมีความแตกต่างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการดำเนินงานขององค์การ โดยแบ่งออก

ได้ดังนี้

            1. วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย (Objectiver or Goals) วัตถุประสงค์ หมายถึง เป้าหมายที่ต้องการให้กิจกรรมดำเนินการบรรลุผลมีลักษณะเฉพาะเจาะจง เป็นผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้วัตถุประสงค์เป็นแนวทางที่จะนำไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือการประเมินประสิทธิผล และประสิทธิภาพขององค์การ

เป้าหมาย หมายถึงการกำหนดสิ่งที่ต้องการซึ่งองค์การจะต้องพยายามทำให้เกิดขึ้นทั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นคำที่อาจใช้แทนกันได้ เนื่องจากมีความหมายคล้ายคลึงกันเป็นจุดหมายปลายทางของการจัดองค์การ

            2. จุดมุ่งหมายหรือภารกิจ (Purposes or Missions) จุดมุ่งหมาย หมายถึง จุดประสงค์สิ่งที่จำเป็นและเป็นความต้องการเพื่อความอยู่รอดขององค์การ สำหรับภารกิจ หมายถึง หน้าที่หรืองานขององค์การที่ต้องกระทำ โดยทุกองค์การจะต้องมีจุดมุ่งหมายและภารกิจในทุก ๆ ระบบ เช่น จุดมุ่งหมายหรือภารกิจขององค์การคือ การผลิตและการจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ เป็นต้น

            3. นโยบาย (Policies) หมายถึง ข้อความทั่วไปอ้นเป็นสิ่งที่เข้าใจและเป็นสิ่งที่ยอมรับทั่วทั้งองค์การ ซึ่งจะใช้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารที่มีต่อผู้บังคับบัญชาหรือพนักงานขององค์การ

            4. กลยุทธ์ (Strategies) หมายถึง แผนการปฏิบัติงานขององค์การที่อธิบายถึงการจักสรรทรัพยากรและกิจกรรมอื่น ๆ ให้เหมาะสมกับสิ่งแวดล้อม เพื่อให้เกิดผลดีเป็นข้อได้เปรียบ สามารถบรรลุวัตถุประสงค์โดยให้มีความเสี่ยงน้อยที่สุด ณ ระดับที่ยอมรับได้

            5. กระบวนการปฏิบัติงาน (Procedures) เป็นแผนที่กำหนดวิธีการจัดการกิจกรรมการดำเนินงานภายในองค์การเป็นแนวทางปฏิบัติงานอย่างเป็นลำดับขั้น เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ให้บรรลุผลตามที่กำหนดไว้

        กระบวนการปฏิบัติงานจะบรรลุถึงวิธีการกระทำว่ากิจกรรมใด หรืองานใดจะต้องดำเนินการเป็นขั้นเป็นตอนอย่างไรจึงจะให้ผลสำเร็จตามที่ต้องการ การกำหนดกระบวนการปฏิบัติงาน เพื่อ

                        5.1 เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การ

                        5.2 เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาความซ้ำซ้อนและล่าช้าในการปฏิบัติงาน

                        5.3 พิจารณาความเหมาะสมกับองค์การ เพราะวิธีปฏิบัติขององค์การแต่ละแห่งอาจไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับสภาพการณ์และความแตกต่างกัน

                        5.4 พิจารณาทบทวนกระบวนการปฏิบัติงานที่ใช้อยู่เป็นระยะ ๆ เพื่อให้วิธีการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้นนั้นเป็นแนวทางที่ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ

            6. วิธีการทำงาน (Method) เป็นแผนที่จะบอกให้ทราบถึงแนวทางการทำงานอย่างละเอียด ทำให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพ และถ้ามีการกำหนดวิธีกาทำงานไว้เป็นมาตรฐานแล้ว ก็จะเป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานเดียวกันนั้นในครั้งต่อ ๆ ไป สามารถดำเนินการไปอย่างรวดเร็วตามมาตรฐานกำหนด

            7. กฎ (Rules) เป็นข้อความที่อธิบายถึงแผนหลัก ซึ่งระบุการทำอย่าใดอย่างหนึ่งในสถานการณ์เฉพาะ หรือเป็นแผนงานซึ่งจำเป็นต้องปฏิบัติตาม

        8. มาตรฐาน (Standaard) หมายถึง สิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานพยายามกระทำให้ได้ตรงตามรูปแบบดังกล่าว ตามที่องค์การกำหนดมาตรฐานจะช่วยให้เห็นถึงการเปรียบเทียบผลการทำงานต่าง ๆ ว่างานที่ได้กระทำแล้วนั้นสูงกว่าง ต่ำกว่า หรือเท่ากับมาตรฐานที่กำหนด

        กล่าวได้ว่ามาตรฐานเป็นเกณฑ์ที่ใช้ประกอบการพิจารณา เพื่อหาว่ามีการปฏิบัติตามแผนที่วางไว้หรือไม่ โดยการเปรียบเทียบระหว่างผลที่ได้รับจากการปฏิบัติงานจริงกับผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังไว้

กระบวนการวางแผน

            การวางแผนเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องอาศัยหลักเกณฑ์และความรู้ทางด้านทฤษฏีต่าง ๆ การกำหนดวิธีการต่าง ๆ จึงต้องอาศัยศิลปะในการดำเนินการและประสานงานของผู้บริหาร การวางแผนเป็นกระบวนการจึงต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นลำดับขั้นตอนและแต่ละตอนนั้นจะมีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน 

ขอขอบคุณ : www.wordpress.com

         www.sites.google.com

            สืบค้นเมื่อ : 27 ธันวาคม 2560

การพัฒนางาน

การพัฒนางาน คือ การเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงวิธีการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เพื่อให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ วิเคราะห์ปัญหาและเสนอแนะการแก้ปัญหาต่อฝ่ายบริหาร ขอบข่ายที่ดำเนินการนี้ก็คือ กิจกรรมภายในองค์การ (Organizational Sphere) มโนทัศน์ว่าด้วยการพัฒนา คุณภาพงานมีพื้นเพเดิมมาจากประเทศญี่ปุ่น เพื่อการแก้ปัญหา คุณภาพของการผลิต และตั้งแต่นั้นมาก็ได้นำเอาแนวความคิดของการพัฒนาคุณภาพงานมาใช้กับลักษณะอื่น ๆ ของงานการบริหารทั่วโลก แต่โดยความจริงแล้ว การพัฒนาคุณภาพงานนี้เดิมมีชื่อเรียกว่า กลุ่มควบคุมคุณภาพงาน (Quality Control Circle) จุดหมายเบื้องต้นของการพัฒนาคุณภาพงาน ก็คือ ขอบข่ายของผลสัมฤทธิ์ของคุณภาพงาน อย่างไรก็ตาม การทำให้คุณภาพงานสัมฤทธิ์ผลนั้น มีหลายรูปแบบ กล่าวคือมีตั้งแต่พฤติกรรมของพนักงานจนถึงความร่วมมือในการทำงานร่วมกัน

 นอกจากนี้ผลสัมฤทธิ์ในคุณภาพงานอาจจะเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีหรือไม่ใช้ก็ได้ไม่ว่าจะเป็นกิจการธนาคารหรือการผลิตการพัฒนาคุณภาพงานได้ถูกนำมาใช้ทั้งภาคเอกชนและภาครัฐบาล

ปัจจัยในการพัฒนาทำงาน

-          ปรับปรุงวิธีการทำงานให้ดีขึ้น

-          ปรับปรุงวิธีการใช้เครื่องจักร เครื่องมือและอุปกรณ์ ตลอดจนสถานที่ ทำงาน

-          ปรับปรุงกระบวนการผลิต ให้เหมาะสมขึ้น

-          ปรับปรุงการออกแบบผลิตภัณฑ์ ที่มีคุณภาพง่ายต่อการผลิต และต้นทุนต่ำ

-          ปรับปรุงโดยการเลือกใช้วัสดุที่มีคุณสมบัติตามที่แปรรูปได้ง่ายและราคาไม่แพง

หลักการพัฒนางานสถานที่ทำงาน

-          การจัดเก็บและขนย้ายวัสดุสิ่งของอย่างมีประสิทธิภาพ

-          การใช้เครื่องจักรอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

-          การจัดรูปแบบของงานให้ผลออกมาเหมาะสม

-          การวิเคระห์ระบบงานและจัดสถานที่

-          การพัฒนาสภาพเงื่อนไขและสภาพแวดล้อม

การวิเคราะห์การจัดระบบงานและการจัดสถานที่

-          ระบบงานที่ต้องทำบ่อยๆควรจะออกแบบวัสดุและอุปกรณ์ให้อยู่ใกล้กับคนทำงานในระบบที่เหมาะสมที่สุดและใช้งานสะดวกที่สุดเพื่อที่จะทำงานได้เร็วและไม่เมื่อยล้า

-          ระบบงานที่ทำตามหน้าที่การใช้งาน ออกแบบให้อยู่ในตำแหน่งที่สามารถตอบสนองการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

-          ระบบงานที่ต้องทำตามลำดับขั้นตอน การออกแบบต้องคำนึงถึง การหยิบใช่งานได้อย่างต่อเนื่องตามลำดับขั้นตอนการทำงานก่อนหลัง

ขอบเขตของสภาพเงื่อนไขและสภาพแวดล้อมในการทำงาน

สภาพสิ่งแวดล้อมที่ไม่ปลอดภัยและไม่เหมาะสมในการทำงาน ดังนี้

1. สิ่งแวดล้อมทางกายภาพ ที่เกิดจากการสัมผัสโดยตรงของคนเช่นแสงสว่างความสั่นสะเทือนเสียงและอากาศอุณหภูมิ

2. สิ่งแวดล้อมทางชีวภาพ ที่เกิดจากการได้รับเชื้อที่มาจากสิ่งมีชีวิต เช่น สัตว์ พืช หรืออาการติดเชื้อจากไวรัส แบคทีเรียเชื้อรา รวมทั้งความชื้นหรือความแออัดคับแคบจากสถานที่ทำงาน

3. สิ่งแวดล้อมทางเคมี เกิดจากการทำปฎิริยาทางเคมีของสสารต่างๆ เช่น แก๊ส เขม่า ควันไฟ ฝุ่นโลหะ สารเคมีอื่นๆ

4. สิ่งแวดล้อมการจัดสภาพงาน ที่มีความสัมพันธ์กับการทำงานของคนงาน เช่น สภาพการทำงานที่ซ้ำซากจำเจ ความเบื่อหน่ายต่อการทำงานความกังวลและปัญหาต่างๆในหน่วยงานเป็นต้น

 

องค์ประกอบสภาพเงื่อนไขและสภาพแวดล้อมการทำงาน

1. สุขภาพและความปลอดภัยภายในองค์กร

2. ทำงานติดต่อหะนเป็นเวลานานจะทำให้เกิดสูญเสียความสนใจ เหนื่อยหน่าย เมื่อยล้า

3. สภาพอุณภูมิและภูมิอากาศ

4. กลิ่น ฝุ่น และสารพิษต่างๆ

5. แสงสว่างมากหรือมืดจนเกินไป

6. เสียงและความสั่นสะเทือน

7. อัคคีภัยและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นจากไฟฟ้า

การพัฒนาสภาพแวดล้อมในการทำงาน

1. จัดตั้งองค์กรเพื่อสุขภาพและเพิ่มความปลอดภัยต่อคนภายในองค์กร

2. การจัดเวลาการทำงานให้เหมาะสม

3. ตั้งสถานที่ทำงานให้ปลอดภัยและปกป้องสภาพภูมิอากาศ

4. การกำจักหรือแยกแหล่งกำเนิดสารมลพิษต่างๆ

5. การปรับปรุงพื้นอาคารให้มีความสุมดุลและเหมาะสม

6. วางผังสถานที่ทำงานให้มีความยืดหยุ่นและดัดแปลงได้ง่าย

ประโยชน์ของการพัฒนางาน

1. เพื่อช่วยให้พนักงานและองค์การบรรลุถึงวัตถุประสงค์ได้ร่วมกัน เพื่อที่จะให้มีการจัดและกำหนดแผนการเติบโตของพนักงานแต่ละคน  ที่จะมีโอกาสสำเร็จผลในการทำงานตามเป้าหมายต่าง ๆ ขององค์กรได้สำเร็จ

2. เพื่อที่จะเป็นเครื่องมือป้องกันมิให้มีการ เช่น เมื่อหัวหน้าองค์กรได้สร้างทีมงานของตัวเองขึ้นมาแล้ว เมื่อสร้างสำเร็จเมื่อใดก็มักจะไม่ยอมที่จะให้คนของตัวออกไปอยู่กับจุดอื่น ทั้งนี้ก็เพราะว่า การมีคนเก่าที่เป็นงานอยู่กับตนนั้น ย่อมเป็นการสะดวกกว่า  แต่กลับเป็นปัญหาที่เป็นอุปสรรค ทำให้คนที่ถูกดึงเอาไว้นั้น พลาดโอกาสที่จะได้รับการเลื่อนชั้นหรือพัฒนาประสบการณ์ใหม่ๆในจุดอื่นต่อไป

3. ช่วยลดความล้าสมัยของพนักงานแต่ละคน เมื่อพนักงานทำงานไปนานๆ ในจุดใดจุดหนึ่ง  โดยไม่มีการโยกย้ายนั้น มักจะทำให้คนนั้นล้าสมัยกลายเป็นคนแคบ ขาดทัศนคติที่กว้างหรือขาดประสบการณ์ในหน้าที่งานอื่นๆ และหลายๆด้าน สาเหตุส่วนใหญ่อาจจะเกิดขึ้นจากการขาดการฝึกอบรมก็เป็นได้

4. ช่วยลดอัตราการลาออกและต้นทุนด้านบุคคล จากการศึกษาของผู้ชำนาญการด้านการบริหารงานบุคคล ได้พบว่าถ้าหากองค์การได้ตระหนักถึงความสำคัญในเรื่องนี้และได้ช่วยพนักงานของตัวในการวางแผ่นเกี่ยวกับอาชีพแล้ว  ผลประโยชน์ที่พลอยได้ที่สำคัญก็คือ  ได้มีส่วนในการช่วยลดการลาออกของพนักงาน

หลักการ 4 สร้าง

            หัวหน้างานและผู้บริหาร ต้องเข้าใจกันให้ชัดเจนก่อนนะครับว่า อะไรคือ หน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibility) ของหัวหน้างาน ที่มีต่อองค์กรที่ตนเองทำงานรับเงินเดือนค่าตอบแทนอยู่บ้าง ซึ่งมีหน้าที่สำคัญอยู่ 4 หมวด ใหญ่ๆ คือ 1) สร้างคน 2) สร้างทีม 3) สร้างงาน และ 4) สร้างคุณค่าต่อสังคม

1) สร้างคน

            หัวหน้างานต้องเข้าใจข้อเท็จจริงที่สำคัญประการหนึ่งว่า “ไม่มีใครเก่งมาแต่เกิด” แม้แต่ตัวเราเอง ทุกคนจะผ่านกระบวนการหล่อหลอมที่เหมือนกัน และ แตกต่างกันมาในหลายมิติ พนักงานใหม่ที่จบเกียรตินิยมอันดับ 1 เข้ามาทำงานในหน่วยงานของเรา ก็ไม่ได้หมายความว่า น้องใหม่คนนี้จะเก่งไปเสียทุกเรื่อง น้องใหม่มีพื้นฐานดีในความรู้ทางวิชาการที่เรียนมา แต่ ประสบการณ์ชีวิตและการทำงาน ต้องอาศัยพี่ๆ หัวหน้างานในการบอกสอนเขา การสอนงานจึงเป็นหน้าที่สำคัญอันดับแรกของ หัวหน้างาน คำถามก็คือ จะสอนงานอย่างไร ให้ลูกน้องของเราเข้าใจ เป็นหัวหน้างานต้องอย่าเบื่อที่จะสอนงาน ลูกน้องบางคนหัวไวเรียนรู้เร็วเราอาจชอบใจ แต่บางคนอาจจะต้องใช้เวลาในการอธิบาย ซ้ำแล้วซ้ำอีก ก็อย่าไปหงุดหงิดใส่เขา อย่าไปว่าเขา อย่าไปบั่นทอนกำลังใจเขา ให้สอนด้วยความเมตตา คิดดีว่า สอนบ่อยๆ เราก็จะชำนาญขึ้น เราก็จะได้มีโอกาสพัฒนาเทคนิคการสอนแบบใหม่ขึ้นมาอีก ลูกน้องมีความรู้ความเข้าใจในขอบเขต หน้าที่ วิธีการทำงานที่ถูกต้องของตนเองแล้ว หน้าที่ของหัวหน้างานในการสร้างคน ประการต่อมาก็คือ การประเมินผลงาน ในฐานะหัวหน้างาน เรามักจะคุ้นเคยกับ การประเมินผลงานเพื่อพิจารณาความดีความชอบ ใครทำงานถูกใจเราก็ให้คะแนนประเมินเยอะๆ เพื่อจะได้ขึ้นเงินเดือนหรือได้โบนัสประจำปีเยอะๆ ให้รางวัลเพื่อเอาไว้เป็นพวกเราว่าฉันนี้มีบุญคุณกับเธอนะ แต่คนไหนทำงานไม่ถูกใจ เราก็กดคะแนน ฉันเกลียดมัน ไม่ชอบหน้ามัน เอาคะแนนไปน้อยๆ แกล้งมัน แบบนี้ต้องบอกว่าเป็นหัวหน้าที่ใช้ไม่ได้

2) สร้างทีม

            หน้าที่ของหัวหน้างานที่เป็นหลักใหญ่ประการที่สองก็คือ การสร้างทีม ทำทุกวิถีทางที่จะทำให้สมาชิกในทีม ทำงานร่วมกันได้อย่างมีความสุข ไม่ขัดแย้ง ไม่ทะเลาะเบาะแว้ง ไม่แก่งแย่งชิงดี ชิงเด่น หรือ เกี่ยงกันทำงาน แล้วถ้ามีลูกน้องแค่คนเดียวล่ะ ก็ต้องสร้างความเป็นทีมระหว่างหัวหน้างานกับลูกน้องนั่นล่ะครับ

            สร้างทีมเริ่มต้นด้วย การจูงใจ จูงใจให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกัน เริ่มต้นจาก การจูงใจให้สมาชิกทุกคนได้มีส่วนร่วมในการแสดงความเห็น ไม่ต้องกลัวว่า จะเป็นความเห็นที่ไม่เข้าท่า เสียเวลา แต่ทุกความเห็นต้องถูกฝึกให้เรียนรู้ว่า ต้องไม่เป็นความเห็นที่เลื่อนลอย พูดแบบขอไปที หรือ เป็นความเห็นที่ไปทำร้ายจิตใจของเพื่อนร่วมทีม

ต้องจูงใจให้สมาชิกในทีมเห็นความสำคัญของการทำงานเป็นทีม ผลงานที่ได้ออกมาเป็นผลงานของทีม ที่ร่วมกันคิด ร่วมกันทำ ร่วมกันแก้ไขปัญหา ไม่มีมนุษย์จอมพลังเพียงคนเดียว แต่เป็นพลังของทุกคนในทีม รางวัลที่องค์กรมอบให้สำหรับความสำเร็จ ก็ควรจะให้เป็นทีม ไม่ควรให้รางวัลเป็นรายบุคคล

3) สร้างงาน

            หัวหน้างานจะถูกคาดหวังจากผู้บริหาร และเจ้าของกิจการว่า ต้องเป็นผู้ที่สามารถนำพาทีมงานในการสร้างผลงานให้กับบริษัทได้ ไม่ว่าจะเป็นผลผลิตที่มีคุณภาพสูงในขอบเขตงานที่รับผิดชอบ รวมไปถึงรายได้จากการจำหน่ายสินค้าหรือบริการ ในแต่ละปี องค์กรธุรกิจที่ดีจะต้องมีการกำหนดเป้าหมายของธุรกิจ ว่าต้องมีปริมาณสินค้า หรือ บริการที่จะออกจำหน่ายสู่ตลาดเป็นจำนวน และ มูลค่าเท่าใด เพื่อให้เพียงพอต่อค่าใช้จ่ายของกิจการ และมีกำไรสะสมเป็นเงินสดสำรองไว้ใช้ในสถานการณ์ฉุกเฉิน

งานจะบรรลุเป้าหมายได้ หัวหน้างานจำเป็นต้องวางแผนงาน ซึ่งจะถูกกำหนดขอบเขตไว้ด้วย เป้าหมาย กรอบของระยะเวลา และ ทรัพยากรที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากร เครื่องมือ และงบประมาณ บางองค์กรอาจมีทรัพยากรอยู่ในปริมาณจำกัด ก็ยิ่งเป็นเรื่องที่ท้าทายความสามารถของหัวหน้างานมากขึ้นไปอีก

4) สร้างคุณค่าต่อสังคม

            เป้าหมายของธุรกิจ คือ การทำกำไรเพื่อตอบแทนต่อผู้ถือหุ้น และสะสมกำไรไว้เพื่อใช้ในการขยายกิจการ และสำรองไว้ใช้ในยามฉุกเฉิน แต่ถ้าหากธุรกิจมุ่งเน้นแต่กำไรเพียงอย่างเดียว โดยไม่สนใจสังคม ชุมชน สิ่งแวดล้อม มุ่งทำธุรกิจโดยเอาเปรียบสังคม สุดท้ายธุรกิจนั้นก็จะเป็นที่รังเกียจของสังคม และไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้

            บทบาทสำคัญของธุรกิจนอกเหนือจากบทบาททางด้านเศรษฐกิจ ที่ต้องทำกำไร สร้างความเติบโตของธุรกิจเพื่อช่วยพัฒนาเศรษฐกิจของประเทศแล้ว อีกบทบาทสำคัญที่ไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากันคือ บทบาทในการทำหน้าที่เป็นพลเมืองที่ดี ช่วยดูแล และแก้ไขปัญหาสังคม สิ่งแวดล้อม

ขอขอบคุณ : www.lms.rmutsb.ac.th

https://phongzahrun.wordpress.com/2015/08/16 /แนวคิดการพัฒนาหัวหน้าง/

สืบค้นเมื่อ : 20 ธันวาคม 2560

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ได้มีนักวิชาการหลายท่านให้ความหมายดังนี้

จอห์น ดี.มิลเล็ท (John D.Millet,1954) ได้กล่าวว่า ประสิทธิภาพ หมายถึง ผลการปฏิบัติงานที่ทำให้เกิดความพึงพอใจ และได้รับผลกำไรจากการปฏิบัติงาน ซึ่งความพึงพอใจ หมายถึง ความพึงพอใจในการบริการให้กับประชาชน โดยพิจารณาจาก เช่น การให้บริการอย่างเท่าเทียมกัน การให้บริการอย่างรวดเร็วทันเวลา การให้บริการอย่างเพียงพอ การให้บริการอย่างต่อเนื่อง และการให้บริการอย่างก้าวหน้า เป็นต้น

สมใจ ลักษณะ (2544) ได้กล่าวว่า การมีประสิทธิภาพในการทำงานของตัวบุคคล หมายถึงการทำงานให้เสร็จ โดยสูญเวลาและเสียพลังงานน้อยที่สุด ได้แก่การทำงานได้เร็ว และได้งานที่ดี บุคลากรที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นบุคลากรที่ตั้งใจในการปฏิบัติงานเต็มความสามารถ ใช้กลวิธี หรือเทคนิคการทำงานที่จะสร้างผลงานได้มาก เป็นผลงานที่มีคุณภาพเป็นที่น่าพอใจ โดยสิ้นเปลืองต้นทุน ค่าใช้จ่าย พลังงาน และเวลาน้อยที่สุด

          สิริวดี ชูเชิด (2556) ได้กล่าวว่า ประสิทธิภาพการทำงาน หมายถึง ความสามารถและทักษะในการกระทำของบุคคลของตนเอง หรือของผู้อื่นให้ดีขึ้น เจริญขึ้น เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของตนเองและขององค์กร อันจะทำให้ตนเอง ผู้อื่นและองค์กร เกิดความพึงพอใจและสงบสุขในที่สุด

          สรุปว่า การพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน คือ การปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติม ความสามารถ และทักษะในการทำงานของตนเองหรือผู้อื่นให้ดีขึ้นเจริญขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร ซึ่งจะทำให้ตนเองผู้อื่นและองค์กรเกิดความสุขในที่สุด โดยการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาองค์กรหรือการพัฒนาสังคม

 

องค์ประกอบของการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

1. คุณภาพของงาน (Quality) จะต้องมีคุณภาพสูงคือผู้ผลิตและผู้ใช้ได้ประโยชน์คุ้มค่าและมีความพึงพอใจ

2. ปริมาณ (Quality) งานที่เกิดขึ้นต้องเป็นไปตามความคาดหวังของหน่วยงาน

3. เวลา (Time) คือเวลาที่ใช้ในการดำเนินงานต้องอยู่ในลักษณะที่ถูกต้อง เหมาะสมกับหลักการและทันสมัย

          4. ค่าใช้จ่าย (Cost) เป็นในการดำเนินการทั้งหมดจะต้องเหมาะสมกับงานและวิธีการ คือจะต้องลงทุนน้อยและได้ผลกำไรมากที่สุด

          จิตติมา อัครธิติพงศ์ (2556) ได้กล่าวว่า ประสิทธิภาพในการทำงานในองค์กรเป็นหัวใจสำคัญในการนำองค์กรไปสู่การบรรลุผลความสำเร็จของการดำเนินงาน องค์กรจะมีผลผลิตเป็นที่น่าพอใจทั้งในด้านการผลิต การบริการ มีความเจริญก้าวหน้า และสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้าและบุคลากรองค์กร ซึ่งองค์ประกอบการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญ มีดังนี้

          1. สิ่งแวดล้อมนอกองค์กร ได้แก่ ตลาดความต้องการของลูกค้า สภาพเศรษฐกิจของสังคมและประเทศ เช่น ภาวะเงินเฟ้อ สภาพคล่องทางการเงินการธนาคาร กำลังการซื้อของลูกค้า ความเปลี่ยนแปลงของสังคม

          2. สิ่งแวดล้อมในองค์กร ได้แก่ นโยบาย วิสัยทัศน์ และปรัชญาขององค์กรที่กำหนดทิศทางการดำเนินงาน วัฒนธรรมองค์กร และการจัดบรรยากาศการทำงานที่ส่งเสริมการทำงานของบุคลากร

          3. ปัจจัยขององค์กร ได้แก่ สภาพความพร้อมขององค์กรในด้านที่ดิน อาคารสถานที่อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ เงินทุน เทคโนโลยี และศักยภาพของบุคคล

          4. กระบวนการขององค์กร เป็นองค์ประกอบสำคัญลำดับสองต่อจากองค์ประกอบ ด้านบุคคล กระบวนการที่สำคัญขององค์กร คือ การดำเนินงานทั้งหมดที่จะทำให้เกิดการผลิต และการบริการที่น่าพอใจ ขอบข่ายของกระบวนการขององค์การที่เอื้อต่อการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร ได้แก่ การจัดโครงสร้างงานขององค์กร การวางแผน การจัดองค์กรในด้านบุคลากร การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน การควบคุมคุณภาพการทำงาน และการพัฒนาองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

องค์ประกอบการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

คนที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะเป็นอย่างไร

สมพิศ สุขแมน (มปป.) ได้กล่าวว่า การที่เราจะพิจารณาถึงคนที่มีประสิทธิภาพนั้นเราควรจะพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้

          1. ความฉับไว เป็นการใช้เวลาได้อย่างดีที่สุด รวดเร็ว ไม่ทำงานล่าช้า แบบเช้าชามเย็นชาม นั่นคือคนที่มีประสิทธิภาพถ้านายมอบหมายงานให้ทำภายในเวลา 10 นาที ก็ควรทำให้เสร็จตามกำหนด ไม่ควรใช้เวลาถึงครึ่งชั่วโมง หรืองานบริการ ผู้รับบริการย่อมต้องการความรวดเร็ว ดังนั้นผู้ให้บริการจะต้องสร้างวัฒนธรรมการให้บริการแบบเบ็ดเสร็จจุดเดียว (One Stop Service)

          2. ความถูกต้องแม่นยำ เป็นการผิดพลาดในงานน้อย ตลอดจนมีความแม่นยำในกฎระเบียบ ข้อมูล ตัวเลข หรือสถิติต่าง ๆ ตลอดจนไม่ควรประมาทเลินเล่อจนทำให้เกิดความเสียหายแก่องค์กร และต้องตรวจทานงานก่อนเสนอผู้บริหารเสมอ

          3. ความรู้ คือองค์ความรู้ในงานดี รู้จักศึกษาหาความรู้ในเรื่องงานที่กำลังทำอยู่ตลอดเวลา แต่คนที่มีประสิทธิภาพจะเป็นผู้ที่แสวงหาความรู้อยู่ตลอดเวลา ทั้งการเรียนรู้ด้วยตนเอง เรียนรู้จากองค์กร เรียนรู้จากผู้อื่น เรียนรู้จากอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

4. ประสบการณ์ เป็นการรอบรู้ หรือรู้รอบด้าน จากการการได้เห็น ได้สัมผัส ได้ลงมือปฏิบัติบ่อย ๆ มิใช่มีความรู้ด้านวิชาการแต่เพียงอย่างเดียว เช่น เป็นช่างซ่อมเครื่องยนต์มานานเป็นครูอาจารย์ที่สอนนักศึกษามานาน หรือเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการมานาน บุคลเหล่านี้เราอาจเรียกว่า “ผู้มีชั่วโมงบินสูงในการทำงาน” เพราะคนเหล่านี้ถือว่าเป็นผู้มีประสบการณ์สูง จะทำงานผิดพลาดน้อย สมควรที่องค์กรจะต้องธำรงรักษาบุคคลเหล่านี้ให้อยู่ในองค์การนานที่สุดเพราะคนเหล่านี้จะทำให้องค์การพัฒนาได้เร็ว

          5. ความคิดสร้างสรรค์ เป็นการคิดริเริ่ม สิ่งใหม่ ๆ มุมมองแปลกใหม่เรียกว่านวัตกรรม (Innovation) มาใช้ในองค์กร เช่น คิดระบบการให้บริการใหม่ ๆ ที่ลดขั้นตอน คิดระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบใหม่ คิดวิธีการบริหารงานแบบเชิงรุก คิดปรับปรุงอาคารสถานที่แบบเอนกประสงค์ เป็นต้น

ดังนั้นคนที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นคนที่ชอบคิด หรือ เก่งคิด หรือมองไปข้างหน้าตลอดเวลาที่เราเรียกว่ามี วิสัยทัศน์ (Vision) ไม่ใช่พวกที่ชอบทำงานตามคำสั่ง และจะต้องไม่ทำงานประจำวันเหมือนกับหุ่นยนต์การพิจารณาความมีประสิทธิภาพของบุคลากรในองค์กรที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น แต่ก็สามารถนำมาใช้เป็นกรอบหรือทิศทางในการประเมินบุคคลในการปฏิบัติงาน เพื่อพิจารณาความดี ความชอบ หรือเลื่อนชั้น เลื่อนตำแหน่งได้เป็นอย่างดี

ประโยชน์การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

1. ช่วยทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนกระบวนการหรือวิธีการทำงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพ

2. ช่วยเพิ่มกลยุทธ์ในการสร้างความสำเร็จและช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

3. ช่วยทำให้การทำงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ด้วยวิธีการที่รวดเร็ว

4. ช่วยทำให้องค์กรมีความเจริญก้าวหน้า หรือพัฒนาสู่ความเป็นเลิศ

5. ทำให้ได้ผลงานที่มีคุณภาพ ลดความสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย ทรัพยากรและกำลังคน

6. ลดปัญหาอุปสรรคและมีความสุขในการทำงาน

7. ใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาตนเองและสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่องานและองค์กรต่อไป

ปัจจัยที่ช่วยทำให้คนทำงานดีและมีประสิทธิภาพ

คนทำงานจะต้องคิดวิเคราะห์ว่ามีวิธีการใดที่ทำให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็ทำให้ตัวเองรู้สึกสนุก และมีความสุขในการทำงานด้วย ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพนั้น มีเคล็ดลับที่คนทำงานสามารถปฏิบัติได้ง่าย โดยอาศัยแนวทางดังต่อไปนี้

1. เป็นเพื่อนร่วมงานที่ดี คือในการทำงานนั้นเราจะต้องรู้จักหน้าที่และมีความรับผิดชอบ และค้นคว้าแสวงหาความรู้อยู่เสมอ ทำตัวให้เป็นที่รักของผู้บังคับบัญชา และเพื่อนร่วมงาน การที่เราทำตัวเป็นเพื่อนร่วมงานที่ดี ไม่เพียงแต่จะทำให้เราทำงานอย่างมีความสุขเท่านั้น แต่ยังเป็นการเพิ่มความก้าวหน้าอีกด้วย การช่วยเหลือคนอื่นอยู่เสมอ จะทำให้เราได้รับความช่วยเหลือตอบแทน ดังนั้น เมื่อติดขัดปัญหาอะไรก็ตาม เราก็จะผ่านพ้นไปได้อย่างไม่ยากเย็น

2. รักษามารยาทในการทำงาน การทำงานโดยยึดถือระเบียบ และเคารพกฎกติกา จะทำให้เราอยู่ร่วมกับผู้อื่นได้อย่างราบรื่น ไร้อุปสรรคในการทำงาน การรู้จักมารยาทในการทำงาน ไม่เพียงเป็นการเคารพผู้อื่น แต่ยังเป็นการเปิดโอกาสให้คนอื่นได้เคารพเราด้วย เคารพในความเป็นคนทำงานมืออาชีพ รู้ว่าอะไรควรทำและอะไรไม่ควรทำในที่ทำงาน

3. สร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดี เป็นปัจจัยหนึ่งที่จะช่วยให้เรามีความสุขมากขึ้น อีกทั้ง ยังเป็นเหตุผลหนึ่งที่จะทำให้เราเป็นที่รักใคร่ของเพื่อนร่วมงาน ปฏิเสธไม่ได้ว่ารอยยิ้มเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการทำงาน ทำให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกได้ถึงความเป็นมิตรของเรา เมื่อมีความสุข ประสิทธิภาพในการทำงานก็จะเกิดขึ้นอย่างไม่ยากเย็น

4. มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน ทั้งในระดับผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชา จะทำให้การทำงานมีความราบรื่นมากขึ้น การไหว้วานใครให้ช่วยเหลือก็ทำได้ง่ายขึ้น เพื่อนร่วมงานจะยอมช่วยเหลือเราด้วยความเต็มใจ เพราะเขารู้อยู่แล้วว่าเราก็พร้อมที่จะช่วยเขา เมื่อคนทำงานที่อยู่ในออฟฟิศเดียวกันพร้อมที่จะช่วยเหลือกัน การดำเนินงานขององค์กรก็จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ขอขอบคุณ : www.thailandindustry.com

สืบค้นเมื่อ : 13 ธันวาคม 2560