การวางแผน

ความหมายของการวางแผน

หน่วยงานทุกระดับทั้งภาครัฐและเอกชนจำเป็นต้องมีปัจจัยที่มีความสำคัญที่จะทำให้การดำเนินงานของหน่วยงานประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย สามารถดำเนินงานได้สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน รวมทั้งทราบรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับกระบวนการ ระยะเวลาของการทำงานนั้นๆ หากเกิดข้อผิดพลาดจะสามารถทราบได้ทันทีว่าเกิดจากสาเหตุอะไรและสามารถทำการแก้ไขได้ทันท่วงทีที่เกิดการผิดพลาดในกระบวนการทำงาน ไม่ก่อให้เกิดการเสียเวลา รวมทั้งสามารถตรวจสอบการทำงาน และกำหนดแนวทางการทำงานในอนาคตได้เพื่อความสำเร็จของหน่วยงาน ปัจจัยดังกล่าว เรียกว่า การวางแผน (Planning) มาจากคำในภาษาละตินว่า “Planum”

จากความหมายของการวางแผน สรุปได้ว่า การวางแผน (Planning) หมายถึงกระบวนการในการกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ต้องการให้เกิดขึ้นในอนาคตขององค์การหรือหน่วยงานโดยเลือกวิธีทำงานที่ดีที่สุด มีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้บรรลุผลตามที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด และการวางแผนนั้นจะพิจารณาในประเด็นที่สำคัญ 3 ประการ คือ 1.จุดหมายปลายทาง (คืออะไร) 2.วิธีการดำเนินงาน (ทำอย่างไร) และ 3.ระยะเวลา (เสร็จสิ้นเมื่อไหร่)

ความสำคัญของการวางแผน

การวางแผนเป็นงานหลักและสำคัญในการบริหารของหน่วยงานในทุกระดับ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วิธีดำเนินการ ที่จะทำให้หน่วยงานดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด การดำเนินงานจะประสบผลสำเร็จมากหรือน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับการวางแผน หากวางแผนดีก็เท่ากับดำเนินงานสำเร็จไปแล้วกว่าครึ่ง ดังนั้น การวางแผนจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินงาน ดังนี้

1. ช่วยลดการสูญเสียจากการทำงานซ้ำซ้อน

2. ทำให้มีการกำหนดขอบเขตในการทำงานที่แน่นอน และมีนโยบายที่ชัดเจน

3. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเตรียมรับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนป้องกันการขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในหน่วยงาน

4. การวางแผนเป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานประสบ ผลสำเร็จ อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดเวลา และทรัพยากร

5. การวางแผนจะช่วยให้เกิดการประสานสัมพันธ์ภายในองค์กร ทำให้การปฏิบัติเป็นไปด้วยความราบรื่น

ประเภทของการวางแผน

1. การจำแนกแผนตามระยะเวลา แบ่งออกเป็นระยะสั้น กับ แผนระยะยาว

2. การจำแนกแผนตามลักษณะการใช้ แบ่งเป็นแผนซึ่งใช้ประจำ กับแผนเฉพาะกิจ

3. การจำแนกตามลำดับขั้นขององค์การ แบ่งออกเป็น แผนแม่บท และแผนย่อย

4. การจำแนกแผนตามการบริหาร

การสำรวจลักษณะสำคัญของการวางแผนประกอบด้วย 4 ด้าน ดังนี้

1. ประโยชน์ของการวางแผนในการกำหนดจุดมุ่งหมาย

2. ลักษณะเด่นของการวางแผน

3. ความหลากหลายของการวางแผน

4. ประสิทธิภาพของแผน

คุณลัษณะและหน้าที่ของนักวางแผน

1. นักวางแผนควรมีประสบการณ์เกี่ยวกับการทำงานในองค์การนั้นๆ มากพอและควรที่จะเคยเป็นหัวหน้าแผนกต่างๆ มาแล้ว เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้ประสบการณ์ที่มีอยู่ในการพัฒนางานซึ่งจะปรากฎออกมาในลักษณะของแผนงาน

2. นักวางแผนจะต้องมีความสามารถในการอุดช่องว่างทางการบริหารจัดการต่างๆ ที่ยังมีปัญหาอยู่ได้โดยทักษะและประสบการณ์ที่ตนคลุกคลีอยู่กับองค์การและมีความรู้ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ต่อสภาพปัญหาดังกล่าว

3. นักวางแผนควรมีความรู้ทางด้านอื่นๆ ที่จำเป็นด้วย ซึ้งได้แก่ ความรู้ทางด้านสังคม การเมือง เทคนิค ตลอดจนแนวโน้มทางเศรษฐกิจของสังคมที่เป็นอยู่ในขณะนั้นเพื่อสามารถกำหนดทิศทางขององค์การได้อย่างเหมาะสม

4. นักวางแผนต้องเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีสามารถเข้ากับผู้อื่นในองค์การได้ เพื่อประโยชน์ในการประสานงานให้บรรลุตามแผนที่วางไว้

ประโยชน์การวางแผน

1. การวางแผนเป็นการกำหนดหรือกรอบการดำเนินงานขององค์การเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์

2. การวางแผนมีส่วนในการลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงานมากขึ้น

3. การวางแผนช่วยให้แต่ละแผนกรู้ขอบข่ายและหน้าที่ของตนเอง

4. การวางแผนช่วยลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน

5. การวางแผนในการปฏิบัติงานสามารถทำให้การทำงานทำได้เร็วขึ้น

ชนิดของการวางแผน

            การวางแผนอาจมีความแตกต่างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการดำเนินงานขององค์การ โดยแบ่งออก

ได้ดังนี้

            1. วัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย (Objectiver or Goals) วัตถุประสงค์ หมายถึง เป้าหมายที่ต้องการให้กิจกรรมดำเนินการบรรลุผลมีลักษณะเฉพาะเจาะจง เป็นผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้วัตถุประสงค์เป็นแนวทางที่จะนำไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์จึงเปรียบเสมือนเครื่องมือการประเมินประสิทธิผล และประสิทธิภาพขององค์การ

เป้าหมาย หมายถึงการกำหนดสิ่งที่ต้องการซึ่งองค์การจะต้องพยายามทำให้เกิดขึ้นทั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นคำที่อาจใช้แทนกันได้ เนื่องจากมีความหมายคล้ายคลึงกันเป็นจุดหมายปลายทางของการจัดองค์การ

            2. จุดมุ่งหมายหรือภารกิจ (Purposes or Missions) จุดมุ่งหมาย หมายถึง จุดประสงค์สิ่งที่จำเป็นและเป็นความต้องการเพื่อความอยู่รอดขององค์การ สำหรับภารกิจ หมายถึง หน้าที่หรืองานขององค์การที่ต้องกระทำ โดยทุกองค์การจะต้องมีจุดมุ่งหมายและภารกิจในทุก ๆ ระบบ เช่น จุดมุ่งหมายหรือภารกิจขององค์การคือ การผลิตและการจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ เป็นต้น

            3. นโยบาย (Policies) หมายถึง ข้อความทั่วไปอ้นเป็นสิ่งที่เข้าใจและเป็นสิ่งที่ยอมรับทั่วทั้งองค์การ ซึ่งจะใช้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหารที่มีต่อผู้บังคับบัญชาหรือพนักงานขององค์การ

            4. กลยุทธ์ (Strategies) หมายถึง แผนการปฏิบัติงานขององค์การที่อธิบายถึงการจักสรรทรัพยากรและกิจกรรมอื่น ๆ ให้เหมาะสมกับสิ่งแวดล้อม เพื่อให้เกิดผลดีเป็นข้อได้เปรียบ สามารถบรรลุวัตถุประสงค์โดยให้มีความเสี่ยงน้อยที่สุด ณ ระดับที่ยอมรับได้

            5. กระบวนการปฏิบัติงาน (Procedures) เป็นแผนที่กำหนดวิธีการจัดการกิจกรรมการดำเนินงานภายในองค์การเป็นแนวทางปฏิบัติงานอย่างเป็นลำดับขั้น เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ให้บรรลุผลตามที่กำหนดไว้

        กระบวนการปฏิบัติงานจะบรรลุถึงวิธีการกระทำว่ากิจกรรมใด หรืองานใดจะต้องดำเนินการเป็นขั้นเป็นตอนอย่างไรจึงจะให้ผลสำเร็จตามที่ต้องการ การกำหนดกระบวนการปฏิบัติงาน เพื่อ

                        5.1 เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การ

                        5.2 เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาความซ้ำซ้อนและล่าช้าในการปฏิบัติงาน

                        5.3 พิจารณาความเหมาะสมกับองค์การ เพราะวิธีปฏิบัติขององค์การแต่ละแห่งอาจไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับสภาพการณ์และความแตกต่างกัน

                        5.4 พิจารณาทบทวนกระบวนการปฏิบัติงานที่ใช้อยู่เป็นระยะ ๆ เพื่อให้วิธีการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้นนั้นเป็นแนวทางที่ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ

            6. วิธีการทำงาน (Method) เป็นแผนที่จะบอกให้ทราบถึงแนวทางการทำงานอย่างละเอียด ทำให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพ และถ้ามีการกำหนดวิธีกาทำงานไว้เป็นมาตรฐานแล้ว ก็จะเป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานเดียวกันนั้นในครั้งต่อ ๆ ไป สามารถดำเนินการไปอย่างรวดเร็วตามมาตรฐานกำหนด

            7. กฎ (Rules) เป็นข้อความที่อธิบายถึงแผนหลัก ซึ่งระบุการทำอย่าใดอย่างหนึ่งในสถานการณ์เฉพาะ หรือเป็นแผนงานซึ่งจำเป็นต้องปฏิบัติตาม

        8. มาตรฐาน (Standaard) หมายถึง สิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานพยายามกระทำให้ได้ตรงตามรูปแบบดังกล่าว ตามที่องค์การกำหนดมาตรฐานจะช่วยให้เห็นถึงการเปรียบเทียบผลการทำงานต่าง ๆ ว่างานที่ได้กระทำแล้วนั้นสูงกว่าง ต่ำกว่า หรือเท่ากับมาตรฐานที่กำหนด

        กล่าวได้ว่ามาตรฐานเป็นเกณฑ์ที่ใช้ประกอบการพิจารณา เพื่อหาว่ามีการปฏิบัติตามแผนที่วางไว้หรือไม่ โดยการเปรียบเทียบระหว่างผลที่ได้รับจากการปฏิบัติงานจริงกับผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังไว้

กระบวนการวางแผน

            การวางแผนเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องอาศัยหลักเกณฑ์และความรู้ทางด้านทฤษฏีต่าง ๆ การกำหนดวิธีการต่าง ๆ จึงต้องอาศัยศิลปะในการดำเนินการและประสานงานของผู้บริหาร การวางแผนเป็นกระบวนการจึงต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นลำดับขั้นตอนและแต่ละตอนนั้นจะมีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน 

ขอขอบคุณ : www.wordpress.com

         www.sites.google.com

            สืบค้นเมื่อ : 27 ธันวาคม 2560